Utrzymaniu ładu, chronologii i porządku w dokumentach jest istotne nie tylko ze względu na to, aby móc łatwo połapać się w ważnych papierach. Archiwizacja dokumentów jest także wymagana prawnie. Dlatego tak istotna jest właściwa segregacja akt. Pomogą w tym teczki oraz etykiety na segregatory, dzięki którym w prosty sposób będzie można określić oraz zlokalizować zawartość.
Komu są potrzebne naklejki na segregatory?
Etykiety do archiwizacji pomagają w organizacji biurowej. Nie wszystkie biura i instytucje mogą prowadzić tylko i wyłącznie ewidencję elektroniczną, dlatego tak niezbędne jest zaprowadzenie porządku i chronologii w aktach, fakturach i sprawach urzędowych, sądowych czy postępowaniach komorniczych. Ponadto w takich dokumentach znajduje się wiele poufnych informacji, do których dostęp powinny mieć tylko określone osoby. Wiele akt i faktur koniecznie trzeba przechowywać w razie kontroli z Urzędu Skarbowego lub innych organów do tego uprawnionych, dlatego absolutnie nie można się ich systematycznie wyzbywać..
Prawidłowa archiwizacja - także dzięki etykietom na segregatory i innym artykułom biurowym - wspomaga kontrolę nad porządkiem panującym w biurze, zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa przechowywania danych.
Segregatory biurowe są najlepszym akcesorium do archiwizowania ważnych akt i dokumentów. Istotne, aby wszelkie działania związane z przechowywaniem dokonywać systematycznie i opisywać teczki oraz dokumenty przy pomocy naklejek i etykiet biurowych. Umieszczane na grzbiecie segregatora umożliwią szybkie odszukanie odpowiednich akt. Niemniej ważne są zakładki i przekładki, dzięki którym będzie można łatwo odnaleźć się w dokumentacji czy posegregować ją alfabetycznie. Ważne są nie tylko etykiety umieszczane na grzbiecie segregatorów, ale także na separatorach. Dobranie np. pod względem kolorystycznym naklejek ułatwi kategoryzację ważnych dokumentów.
Należy pamiętać, że wprowadzenie porządku w papierach jest ważne z kilku powodów:
- nie generuje chaosu,
- ułatwia szybką lokalizację potrzebnych dokumentów,
- dzieli dokumentację na kategorie, jest wymagane pod względem prawnym.
Właściwą organizacją biurową powinny zainteresować się przede wszystkim przedsiębiorstwa (również takie, które prowadzą działalność jednoosobową), księgowość, prawnicy i adwokaci, komornicy.
Wymogi prawne dotyczące archiwizacji dokumentów
Przechowywanie dokumentów firmowych nie jest tylko sprawą organizacji biurowej, ale jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Wymóg ten jest podyktowany prawem. Przedsiębiorca musi określone dokumenty, akta, umowy i rachunki archiwizować przez wskazany w danych rozporządzeniach czas - w razie kontroli jednostek skarbowych lub innych podmiotów do tego uprawnionych.
Obowiązek ten wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, która określa, iż podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych, przechowywania ich oraz prowadzenia dokumentacji do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jakich dokumentów nie można wyrzucać i trzeba je archiwizować?
- Księga przychodów i rozchodów,
- Ewidencja przychodów (która jest prowadzona przez opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych),
- Umowy,
- Faktury i rachunki,
- Rejestry VAT,
- Dowody księgowe,
- Ewidencja środków trwałych,
- Ewidencja wyposażenia,
- Dokumentacja inwentaryzacyjna,
- Deklaracje podatkowe.
Czas, przez który trzeba przechowywać dokumenty, uzależniony jest od ich typu. Zwyczajowo archiwizację konkretnych akt trzeba prowadzić przez kilka lat.
- Dokumentacja firmowa związana z ZUS - dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dla ZUS trzeba przechowywać przez okres 5 lat. Wymóg ten normowany jest w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Według tego archiwizować trzeba kopie deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, a także dokumentów korygujących.
- Dokumentacja kadrowa - obowiązek archiwizowania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Przechowywać trzeba umowy, listę płac, karty ewidencji czasu pracy. Owa dokumentacja jest niezbędna do ustalenia wysokości składki emerytalne lub renty, dlatego - od momentu ustania stosunku pracy - trzeba przechowywać ją przez 50 lat.
- Dokumentacja księgowa - księgi przychodów i rozchodów, faktury oraz rachunki, ewidencje środków trwałych itp. trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat. Wynika to z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
- Dokumentacja adwokacka - obowiązek archiwizowania dokumentów określony został w Uchwale nr 38/2015 z dnia 27 czerwca 2015 roku. Według określonych przepisów adwokat powinien przetrzymywać dokumentację tak długo, aż nie przedawni się dana sprawa. Zgodnie z art. 118 - termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla innych ewidencji, także tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata.
Jakie etykiety na segregatory?
W Drukarni Naklejek możemy spersonalizować etykiety i naklejki na segregatory, teczki oraz separatory. Możemy dostosować je do potrzeb danego przedsiębiorstwa, by ponadto tworzyły spójną komunikację wizualną (identyfikacja dokumentów poprzez zastosowanie określonych kolorów). Etykiety na segregatory muszą być czytelne, aby pośród kilkudziesięciu, a czasem nawet setkach segregatorów znaleźć te właściwe.
Drukujemy także etykiety, które można samodzielnie wypełnić i dostosować do własnych potrzeb organizacji biura. Wyróżnia się kilka sposobów na oznaczenie segregatorów i znajdującej się w niej dokumentacji:
- etykiety - etykiety wkłada się za zakładkę umieszczona na grzbiecie segregatora, nie przykleja ich się na stałe do ich powierzchni. Dzięki temu można swobodnie zmieniać oznaczenia, a sama etykieta nie powoduje nieestetycznych pozostałości po kleju od naklejek.
- naklejki - mocuje się na segregatorach, w których nie ma zakładek na etykiety. Jest to dobre rozwiązanie na segregatorach, w których przez wiele lat nie będzie zmieniało się ich przeznaczenia (np. segregator na akta osobowe).
- separatory - ułatwiają w odnalezieniu się w aktach, które są wpięte w segregator, kolorowe, alfabetyczne już imienne zakładki usprawnią nawigację po segregatorze.
Skontaktuj się z nami jeśli potrzebujesz sprawdzonego i dogodnego sposobu na organizację i orientację w dokumentach, które znajdują się w segregatorach. Etykiety, naklejki i separatory ułatwią archiwizację akt.
Zapraszam do kontaktu!
Krzysztof Łukomski
- menedżer druku etykiet
- tel. +48 604 59 26 25
- e-mail: k.lukomski@akebi.pl
Nie znalazłeś swojego produktu? Brak opcji do wyboru w sklepie? Robimy też indywidualne wyceny!
Wyślij zapytanie o wycenę druku etykiet:
Zapytaj doradcę o szczegóły naszej oferty lub możliwości produkcyjne: